Tips vooraf

Begin op tijd

Het ontwikkelen van een projectplan en het aanvragen bij overheden en fondsen kost tijd!
Fondsen hanteren vaak een deadline van drie tot zes maanden voorafgaand aan de uitvoering van een project. Houd hier rekening mee en zet tenminste een half jaar van te voren stappen om de financiering te regelen. Vaak blijken er nog veel dingen te moeten worden geregeld alvorens het plan ingediend kan worden!

Documenten en bestuursleden

Sommige fondsen vragen naast het projectplan en aanvraagformulieren om bijlagen. Zorg er voor dat in ieder geval een recent uittreksel van de Kamer van Koophandel en de statuten klaarliggen. Ook wordt er in sommige gevallen (indien van toepassing) om een ANBI-verklaring gevraagd, jaarverslagen en de jaarbegroting. Houd er ook rekening mee dat de voorzitter, of soms meerdere bestuursleden, beschikbaar moeten zijn om te tekenen zodra de aanvragen de deur uit moeten.

Rechtspersoon

De meeste fondsen doneren alleen aan een rechtspersoon zoals een stichting of vereniging. Ook moeten de doelstellingen van de stichting aansluiten bij het project en het fonds.
De fondsen letten er goed op of een bestuur onafhankelijk is en of er geen sprake is van belangenverstrengeling. Bestuursleden mogen geen persoonlijk (financieel) belang hebben bij de doorgang van een project. Als jij als organisator of anderszins betrokkene jouw gewerkte uren wilt factureren, is het dus belangrijk dat je zelf geen bestuurslid bent. 

Indien nodig, kun je vóór de aanvragen een stichting oprichten.
Klik hier voor meer informatie.

Het is ook mogelijk om je initiatief door een stichting of vereniging te laten ‘adopteren’. Die treedt dan op als officiële projectindiener.

Begroting en btw

Vuistregel:

  • Jouw stichting is niet btw-plichtig: alle kostenposten in de begroting maak je inclusief btw.
  • Jouw stichting is wel btw-plichtig: alle kostenposten in de begroting maak je exclusief btw. De btw is dan namelijk aftrekbaar en vormt daardoor voor jou geen werkelijke kostenpost.

Denk bij jouw begroting dat je alle zaken meeneemt. En je kunt beter iets te ruim begroten. Houd er rekening mee dat niet alle fondsen zullen toehappen. En vaak blijken er in de uitvoering nog onvoorziene kosten bij te komen. 
Bij de eindafrekening mag er geen overschot op de begroting zijn. De inkomsten mogen niet hoger zijn dan de uitgaven.